서론
저는 최근에 데이비드 앨런(David Allen)의 "Getting Things Done"이라는 책을 다시 읽었습니다. 직장에서 여러분이 할 수 있는 일, 해야 할 일, 또는 해야 할 일의 수가 여러분의 압도감을 줄이기 위한 필사적인 시도 속에 여러분의 마음을 완전히 삼키려 하는 상황에 처해 본 적이 있나요? 여러분의 약속을 달력에 넣었거나, 게시된 메모에 대한 행동, 또는 의견을 표시한 적이 있나요? 만약 여러분이 이 도구를 사용한다면, 여러분은 바보라고 느꼈을 수 있지만, 뇌가 우리가 해야 하거나 하고 싶은 모든 것을 기록하도록 설계되지 않았기 때문에 그렇게 해서는 안 됩니다. 저자 데이비드 앨런(David Allen)이 말했듯이, 여러분의 마음은 아이디어를 갖기 위한 것이지 아이디어를 보유하기 위한 것이 아닙니다. 30년 이상의 임원 코칭과 최신 인지 과학의 검증을 받은 저자 데이비드 앨런(David Allen)은 우리가 항상 달력과 외부 목록에 의존한다면, 꼭 압도된 상태가 아니더라 하더라도 우리가 스트레스 없이 생산성을 경험할 수 있다는 것을 발견했습니다. 간단히 말해서, 앨런의 Getting Things Done System, "GTD"는 일종의 brain hack으로 작용합니다. 우리가 무언가를 하기로 동의하거나 하고 싶은 것을 생각하지만 포착하지 못한다면, 우리의 뇌가 우리가 작업하는 동안 배경에서 프로그램을 열어주는 컴퓨터와 같은 역할을 하도록 합니다. 이러한 열린 프로그램은 처리 능력을 차지하고 우리의 정신 컴퓨터 속도를 늦춥니다.
캡처
하지만 우리가 신뢰할 수 있는 GTD 시스템에 모든 것을 담아낸다면, 우리는 우리의 정신적 바탕화면에 있는 모든 열린 프로그램들을 닫고, 당면한 일들에 온전히 참여하며, 우리가 가장 아끼는 사람들과 온전히 함께 할 수 있도록 뇌의 허락을 받게 됩니다. 앨런(Allan)은 GTD 시스템을 사용하면 삶과 일의 전 영역에 걸쳐 최소한의 노력으로 의미 있는 일들을 해낼 수 있고, 무술가들이 말하는 마음을 물처럼 경험할 수 있다고 말합니다. 하지만 여러분이 신뢰하는 시스템을 만들고 유지하는 것은 쉽지 않습니다. 저는 수년 동안 GTD 시스템을 유지하는 데 어려움을 겪었지만, 앨런의 책을 여러 번 다시 읽어본 후, 제가 신뢰하는 GTD 시스템을 만드는 유일한 방법은 세 가지 중요한 습관을 지속적으로 실행하는 것임을 깨달았습니다. 첫 번째 중요한 습관은 캡처입니다. 아이디어나 행동에 대한 내부 통보를 받고 "이것을 기억해야 한다" 또는 "오, 그렇게 해야 한다"라고 생각할 때마다, 저는 그 아이디어나 행동을 머릿속에서 꺼내어 나중에 처리할 디지털 또는 물리적 받은 편지함에 기록합니다. 샤워를 할 때, 저는 방수 메모장에 아이디어와 행동을 적습니다. 회의 중에는 느슨한 종이에 아이디어와 행동을 캡처하고, 운전을 할 때는 SIRI를 사용하여 아이폰에 아이디어와 행동을 캡처하여 길에서 시선을 유지합니다. 제 관심을 사로잡는 모든 것은 나중에 처리하는 일련의 받은 편지함에 저장됩니다. 저는 아이디어를 완벽하게 구현하거나 행동을 명확히 하기 위해 절대 시간을 낭비하지 않습니다. 제가 캡처하는 아이디어는 일반적으로 끔찍하지만, 신경 쓰지 않습니다. 어쨌든 그 아이디어를 캡처합니다. 나쁜 아이디어를 캡처함으로써, 저는 좋은 아이디어를 위한 공간을 마련합니다. 캡처의 단 하나의 목표는 제가 완전히 존재하는 것을 막는 무언가를 붙잡고 있어야 하는 심령적 스트레스를 푸는 것입니다. 캡처의 힘을 경험하려면, 종이를 꺼내 마음에 떠오르는 모든 것을 적어보세요. 몇 초 동안 글을 쓴 후에, 여러분은 멋진 안도감을 느낄 것입니다.
처리
중요한 GTD 습관 두 번째는 처리입니다. 매일 오후 4시에 저는 처리라는 달력에 약속이 있습니다. 처리 약속 동안, 저는 마지막 처리 세션 이후에 캡처한 것들을 보고 "이 작업이 가능한가요, 유용한가요?"라고 자문합니다. 답이 실행 가능하지 않지만 유용하다면, 저는 그것을 참조 폴더에 넣습니다. 만약 어떤 것이 실행 가능하지만 아직 하고 싶지 않다면, 저는 그것을 제 "Someday Maybe" 폴더에 넣습니다. 저는 오래된 아이템들이 처리 더미에 다시 넣을 가치가 있는지 알아보기 위해 매달 1일에 이 "Someday Maybe" 폴더를 확인합니다. 제가 삭제하지 않거나 참조 폴더 또는 "Someday Maybe" 폴더에 넣지 않는 것은 궁극적인 결과를 가진 다음 작업으로 변환해야 합니다. 앨런은 우리가 의도한 결과와 우리가 취할 수 있는 바로 다음 물리적 조치 단계를 명확히 하지 않았다면 일들이 우리 마음에 남아있을 것이라고 말합니다. 예를 들어, "예산 회의"라는 항목을 캡처했다면, 저는 처리 단계에 있는 그 항목을 "예산 회의 안건에 대한 생각 초안"으로 변환합니다. "수정 신고 시스템"을 캡처했다면, 이제 그 항목을 "우리가 설정해야 할 서류 시스템에 대해 안젤라에게 이야기하세요"로 변환합니다. 제가 적어내는 다음 작업은 모두 동사로 시작하고 저의 미래 자신에 대한 명확한 지침을 포함합니다. 다음 작업을 작성한 후에, 저는 제가 추구하는 궁극적인 결과를 확인합니다. 만약 다음 작업 중 하나가 홈디포로 운전하여 욕실 캐비닛의 새 손잡이를 구입하는 것이라면, 저의 궁극적인 결과는 "화장실 개조"이므로 저는 "화장실 개조"를 프로젝트 목록에 새로운 프로젝트로 넣어야 합니다. 그래서 제 뇌는 이 분야에 더 많은 것이 있다는 것을 저에게 상기시키는 것을 멈춥니다. 캡처한 모든 것이 삭제되었거나, 참조 폴더 또는 "Someday Maybe" 폴더로 이동되었거나, 다음 작업으로 전환되었을 때, 저는 한 번에 하나의 다음 작업을 수행하고, "제가 이 작업을 2분 이내에 완료할 수 있을까요?"라고 스스로에게 묻습니다. 만약 그렇다면, 무슨 일이 있어도, 저는 즉시 작업을 수행합니다. 그렇지 않다면, 저는 그것을 제 달력, 다음 작업 목록, 또는 후속 조치 목록의 세 가지 위치 중 하나에 둡니다. 시간에 따라 달라지는 작업은 제 달력에 진행됩니다. 가능한 한 빨리 수행해야 하지만 시간에 따라 달라지지 않는 작업들은 제 다음 작업 목록에 있고, 제가 다른 사람들에게 위임하거나 정보를 기다리는 항목들은 후속 조치 목록에 있습니다. 다음 작업 목록이 너무 길어지면, 일반적으로 30개 이상의 항목으로 나는 그것을 상황에 따라 다른 목록으로 나눕니다. 예를 들어, 저는 "집에서" 목록, "컴퓨터에서" 목록, 그리고 "장점에서" 목록이 있습니다. "컴퓨터에서"와 같은 특정 상황에 도달하면, 저는 "컴퓨터에서" 목록을 불러오고 그 목록을 따라 작업합니다. 일상적인 처리 습관의 목표는 제 물건들을 통제하는 것이고, 그래서 제 물건들이 제 마음을 통제하지 못하게 하는 것입니다. 앨런(Allan)은 대부분의 조직 시스템이 대부분의 사람들에게 작동하지 않는 이유는 그들이 구성하려고 하는 모든 물건들을 아직 변형시키지 않았기 때문이라고 말합니다. 아직 물건이 있는 한, 통제할 수 없습니다.
검토
세 번째로 중요한 GTD 습관은 매주 금요일 오후 3시에 검토하는 것입니다. 제 시스템에 대한 하향식 검토를 위해 30분을 차단합니다. 목표는 필수적이지 않은 항목들을 제거함으로써 제 시스템의 목을 잘라내고 제 모든 행동과 프로젝트가 제 장기 목표와 일치하도록 하는 것입니다. 저는 10,000 피트 뷰를 찍으면서 검토 세션을 시작하는데, 본질적으로 구름 속으로 날아가고 슈퍼맨처럼 내려다보며 3년에서 5년 후의 평범한 날에 제가 무엇을 하고 싶은지 생각합니다. 그런 다음 저는 1000 피트 뷰로 내려갑니다. 저는 높은 건물의 옥상에 서서 3년에서 5년 간의 비전을 실현하기 위해 다음 해에 달성해야 할 목표가 무엇인지 스스로에게 묻는 제 자신을 상상합니다. 그런 다음 저는 1층 거리로 내려가 현재 저의 다음 행동과 프로젝트 목록이 저의 1000 피트 목표 및 10,000 피트 비전과 일치하는지 확인하고 그에 따라 제 행동과 프로젝트의 우선순위를 정합니다. 다음 행동과 프로젝트의 우선순위가 정해지고 중요하지 않은 항목들을 정리하고 다가오는 한 주 동안의 달력에 중요한 행동을 담으면, 저는 주간 검토를 마치고 매주 같은 장소에서 이 주간 검토를 수행하고 주 검토 세션이 끝난 후에만 가질 수 있도록 허용하는 값비싼 초콜릿 바와 같은 특별한 것으로 제 자신에게 보상합니다. 결국, 심폐소생술(CPR), 캡처, 처리 및 검토를 지속적으로 수행함으로써 GTD 시스템을 유지하십시오. 만약 여러분이 구조를 조금 수용한다면, 절대 마음속에 있는 것들을 붙잡고 특정한 몇 가지 GTD 습관에 전념하려고 하지 마세요. 여러분은 정신적인 공간을 만들고 사랑하는 사람들과 완전히 함께하고 최소한의 노력으로 의미 있는 일을 해낼 것입니다. 여러분의 마음은 아이디어를 얻기 위한 것이지 그것들을 붙잡기 위한 것이 아니라는 것을 기억하세요. 이것이 제가 데이비드 앨런에게 일을 처리하면서 얻은 핵심 메시지입니다.